HR-кейс. Кадровый документооборот: 5 главных новостей 2020 года

1. Электронные трудовые книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ с 1 января 2020 г все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки (ЭТК) на работников.
До 31 декабря 2020 года каждый работник может выбрать формат своей трудовой книжки и подать заявление о переходе на электронную трудовую.

При выборе электронной формы:
- Работодатель возвращает бумажную книжку под личную подпись работника
- Сведения о трудовой деятельности до 2020 года не переносятся в ЭТК.

До 1 июля 2020 года все работодатели должны уведомить об этом каждого работника и получить подпись работника под уведомлением.

Уведомление:
- Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработанная Пенсионным фондом России
- Произвольная форма.

ВАЖНО!
Проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в:
- Действующие трудовые договоры
- Коллективный договор
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Регламент работы кадровой службы.
Ознакомить работников с новыми редакциями локальных нормативных документов.

Для работников, которые в первый раз трудоустроятся в 2021 году предусмотрены только электронные книжки (оформлять бумажные трудовые книжки не нужно).

2. Новый ежемесячный отчет в ПФР
Согласно Федеральному закону от 16.12.2019 №436-ФЗ в связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности:
- Предоставлять Сведения о трудовой деятельности работников в ПФР по новому ежемесячному отчету СЗВ-ТД (форма ПФР конца 2019 г.) не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным.
- В отчете должны быть представлены данные всех работников: тех, кто оставил бумажную трудовую книжку и тех, кто перешел на электронную.
- В отчете необходимо указать сведения:
- о приеме на работу
- о перемещении
- об увольнении
- о заявлении о выборе бумажной или электронной трудовой книжки.

Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно.

В 2020 году:
- Только форма СЗВ-ТД.

С 2021 года нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение 3 дней с даты события:
- О приеме на работу
- Об увольнении с работы.

3. Штрафы для кадровиков за персональные данные
Кадровик или лично руководитель является ответственным должностным лицом за обращение с персональными данными.

В конце 2019 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации.

В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение ответственным лицом обязанности по обеспечению записи:
- систематизации
- накопления
- хранения
- уточнения (обновления, изменения),
- извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ.

Это относится ко всем работодателям, кто хранит информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:
для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей
для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей
для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:
для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей
для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей
для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.

4. Новый производственный календарь
Согласно Постановлению № 875 от 10.07.2019 Правительство РФ утвердило новый производственный календарь на 2020 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет:
- 248 рабочих
- 118 выходных и праздничных дня.

Установлены:
- Переносы выходных и праздничных дат
- Определено количество сокращенных рабочих дней
- Особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях.

Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

5. Электронные заявления и кадровые документы
В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем.

До этого времени электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников. На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным.

Работодатели решат сами вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет. В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести:
- Заявление о приеме на работу
- Заявление об увольнении
- Заявление о предоставлении отпуска
- Другие кадровые документы.

Электронная подпись
Для заполнения электронного заявления работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте Госуслуг.

Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником.

Получи консультацию прямо сейчас!


19/05/2020

Обучение В УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ". Тема - требования стандарта ISO 45001:2018

17-18 июня 2020г. приглашаем на обучение по теме:"Требования международного стандарта ISO 45001:2018 ...

19/05/2020

Услуги УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ". "Экспресс-программы" - новый формат услуг

В апреле 2020 года в нашем Учебном центре стартовал новый формат услуг "Экспресс-программы" ...

14/05/2020

Услуги УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ" Реализация нац. проекта "Производительность труда"

Участие в национального проекте "Производительность труда и поддержка занятости" дает шанс производственным компаниям легче ...