HR-КЕЙС. Документооборот: Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 обновился Перечень типовых управленческих архивных документов, регулирующий порядок и сроки хранения документации организаций. Изменения вступят в силу с 18 февраля 2020 года. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
После 18.02.2020 г. многие бухгалтерские документы придется хранить дольше, чем сейчас. Некоторые документы, наоборот, можно будет уничтожить быстрее.

Росархив УВЕЛИЧИЛ ⬆ СРОКИ ХРАНЕНИЯ следующих бухгалтерских документов:
- Все налоговые декларации придется хранить - 6 лет (вместо 5 лет)
- Расчеты по страховым взносам — 6 лет (вместо 5 лет)
- Счет-фактуры — 5 лет (вместо 4 лет) (п. 317 Перечня)
- Переписки с налоговыми органами о противоречиях в расчетом налогов — 6 лет (вместо 5 лет)
- Документы о получении зарплаты — 6 лет (вместо 5 лет)
- Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей — 6 лет (вместо 5 лет)
- Образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить - 5 лет после смены материально ответственного лица (Сами организации больше не могут устанавливать сроки их хранения).
- Расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов – 6 лет (вместо 5 лет) (п. 295 Перечня).

В новом Перечне ПОЯВИЛИСЬ сроки хранения следующих документов:
- Годовые и квартальные расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня)
- Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций - 5 лет (п. 305 Перечня)
- Справки о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня)
- Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет
- Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет (п. 309 Перечня)

Росархив УМЕНЬШИЛ ⬇ СРОКИ ХРАНЕНИЯ следующих бухгалтерских документов:
- Реестр сведений о доходах физических лиц - 5 лет (вместо 75 лет)
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) для организаций и ИП на УСН - всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас) (п.318 Перечня)
- Расчетно-платежные и платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет (вместо 75 лет) (п. 295 Перечня).

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:
- Реестры сведений о доходах физических лиц и удержания с них НДФЛ можно будет хранить всего 5 лет (вместо 75 лет) (п. 313 Перечня)
- Реестры сведений о доходах физических лиц при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) придется хранить 50/75 лет (п. 311 Перечня)
- График отпусков — 3 года (вместо 1 года) (п. 453 Перечня)
- Документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года (вместо 5 лет) (п. 434 Перечня)
- Документы об отпусках и командировках в общем случае нужно будет хранить 5 лет, как и ранее
- Документы об отпусках и командировках, если сотрудники заняты на вредных или опасных работах, то срок хранения составит 50/75 лет (п. 434 Перечня)

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:
- документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет
- документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО УНИЧТОЖИТЬ:
- Все первичные и учетные документы организация имеет право уничтожить по прошествии 5 лет с момента их последнего использования для целей получения отчетов, если не установлены другие сроки хранения.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ УНИЧТОЖАТЬ НЕЛЬЗЯ:
Порядок хранения налоговых документов регулирует статья 23 Налогового кодекса РФ. В общем случае — это 48 месяцев. Но есть и другие большие сроки, которые урегулированы приказом Росархива.
- Годовую бухгалтерскую отчетность уничтожать нельзя и нужно хранить постоянно.

КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ И НАЛОГОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
Электронные бухгалтерские и налоговые документы организации должны хранить в течение тех же сроков, которые законодательно установлены для бумажных документов.

В КАКОМ ВИДЕ ПРЕДОСТАВЛЯТЬ БУМАГИ ПО ЗАПРОСУ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ?
Согласно письму Минфина России № ПЗ-13/2015, налогоплательщик обязан по запросу налоговых органов или других проверяющих предоставить все необходимые бумаги:
- бумаги должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью или
- заверены копии указанных документов на бумажном носителе.

ШТРАФЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ:
- За отсутствие первичных документов, счетов-фактур и налоговых регистров организацию оштрафуют по статье 120 НК РФ на сумму от 10 000 до 30 000 руб.
- Если налогоплательщик не сможет подтвердить свои хозяйственные операции и обоснованность расходов, возможен пересчет суммы налога расчетным методом и отмена всех вычетов, в том числе по НДС (при отсутствии счетов-фактур).

Получи консультацию прямо сейчас!


19/05/2020

Обучение В УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ". Тема - требования стандарта ISO 45001:2018

17-18 июня 2020г. приглашаем на обучение по теме:"Требования международного стандарта ISO 45001:2018 ...

19/05/2020

Услуги УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ". "Экспресс-программы" - новый формат услуг

В апреле 2020 года в нашем Учебном центре стартовал новый формат услуг "Экспресс-программы" ...

14/05/2020

Услуги УЦ "ШКОЛА МАСТЕРОВ" Реализация нац. проекта "Производительность труда"

Участие в национального проекте "Производительность труда и поддержка занятости" дает шанс производственным компаниям легче ...